DÁ UM
TEMPO!

Auto-disciplina e planejamento ajudam a
conciliar agenda cheia com qualidade de vida

Causa habitual de estresse, a rotina em alta velocidade dos dias atuais – todo mundo correndo, muitas vezes sem saber para onde – é um dos problemas aparentemente insolúveis da vida moderna. A não ser que você ganhe sozinho na Mega-Sena e possa cruzar os braços eternamente, ou acredite que as neuroses urbanas chegaram a um ponto em que o único jeito é morar no sítio, caro amigo, seu ritmo tende a se intensificar. E, em paralelo, aquela incômoda sensação de que não vai dar conta do recado. Afinal, o dia tem só 24 horas, e nele devem caber emprego, cursos, lazer, descanso, família etc. etc. Boa notícia: é possível conciliar uma agenda carregada, como a sua, e a expectativa legítima de cuidar das diversas facetas da existência que transcendem o sucesso profissional. Com algumas providências básicas, é possível, sim, arrumar tempo para (quase) tudo.

O advogado Moysés Furtado (esq.) pratica corridas, três vezes por semana, para recarregar as baterias

De cara, a guinada exige disposição – especialmente se você viver em um centro industrial conhecido por trabalhar pesado. O advogado Moysés Furtado Neto enxergou que precisava mudar quando se instalou em Joinville, há oito anos. “A cidade é muito dinâmica. Tive dificuldades até me adaptar ao ritmo daqui”, confessa Moysés. À época, o advogado se surpreendia com pessoas que pareciam multiplicar o tempo, administrando sem sobressaltos aparentes um dia-a-dia turbulento. Enquanto isso, para ele, as horas pareciam escorrer pelo ralo. “O que eu fazia de errado?”, pergunta-se. Seu primeiro esforço foi “aprender a delegar tarefas” e atribuir responsabilidades a colegas e subordinados, sempre com prazos determinados. Também passou a usar melhor soluções de tecnologia para organizar demandas, particulares e do escritório, onde lidera 20 funcionários. “Na minha área, a gestão do tempo é vital, e erros podem ser desastrosos”, sublinha Moysés, que recarrega as baterias praticando corridas, três vezes por semana, e faz questão de jantar toda noite com a família.

O desafio de perseguir tal equilíbrio cresce em regiões economicamente fortes, como Joinville. “Estamos inseridos em um cenário de alta competitividade. Não há dúvida de que esse ambiente influencia toda uma população, gerando pressões enormes”, analisa Raul Landmann, coordenador da faculdade de Administração da Univille. “A sociedade cobra cada vez mais eficiência, o que forçosamente conduz as pessoas para a necessidade de gerenciar seu próprio tempo da maneira acertada.” Futuros executivos ou empreendedores, os alunos do curso estudam o assunto em várias disciplinas, da organização e métodos – na qual aprendem a estabelecer prioridades e desenvolver projetos – à gestão de pessoas, outro campo fundamental. “Compreender a natureza humana, saber negociar, atuar em equipe são habilidades essenciais na vida e na profissão que evitarão dissabores e desperdícios de tempo no futuro”, pondera Landmann.

A DANÇA DAS HORAS

O eterno corre-corre encontrou na dança uma eloqüente tradução com o espetáculo “Meu Tempo”, apresentado em abril pela Cia. Jovem da Escola do Teatro Bolshoi no Brasil (ETBB). Segundo a ETBB, a peça que dá título ao espetáculo, criada pelo coreógrafo e bailarino Álberth Lincoln, “desafia os limites da técnica” e tem por base “a urgência da expressão corporal em mostrar a multiplicidade da dança”. O coreógrafo, de 21 anos, diz que se inspirou na própria rotina para desenvolver esse trabalho, que mescla os passos dos bailarinos com imagens de joinvilenses apressados filmadas no terminal de ônibus do centro. “A gente tem uma vida tão corrida que se esquece da gente mesmo, do lazer, do descanso, de cuidar do corpo”, reconhece Lincoln. “Procuramos transmitir na coreografia o que nós mesmos vivenciamos, com tantos ensaios, viagens, compromissos, um tumulto constante...”

POR ONDE COMEÇAR?

Fora da academia, a questão é abordada em um sem-número de treinamentos, artigos, livros, eventos, e já deu margem à criação de consultorias especializadas, como a Tríade do Tempo, que atende profissionais interessados em fazer as pazes com o relógio, e a ser mais produtivos, preservando a qualidade de vida. O empresário Omar Amir Ghanem Filho, que estudou o problema para montar uma palestra, aponta a disciplina e a organização como antídotos contra a escassez de tempo. Essas virtudes ajudariam o indivíduo a adotar práticas simples e eficazes: anotar compromissos, planejar sempre o dia seguinte, preparar-se com antecedência para reuniões, entre várias outras coisas (clique aqui e confira dicas). “O tempo é limitado, perecível, irrecuperável, irreversível. Se não podemos ampliá-lo, devemos priorizar as atividades mais importantes e encontrar meios de reduzir o tempo necessário para determinadas tarefas sem prejudicar a qualidade”, defende Ghanem, com a convicção de que sair-se bem nessa empreitada “traz satisfação, sentido de realização e felicidade”.

Autor do livro “Equilíbrio em um Mundo Difícil” (Editora Circuito), o consultor Alan Schlup Sant’Anna ministra um curso sobre o assunto em Curitiba – e garante que a demanda por esse tipo de orientação vem aumentando. “Administrar bem o tempo não é apenas possível. É vital para o sucesso”, argumenta Sant’Anna, que apresenta, no curso, um pacote de técnicas fundamentadas na programação neurolingüística, psicologia, neurofisiologia, teoria das inteligências múltiplas e inteligência emocional. O diretor da Tríade do Tempo, Christian Barbosa, revela: o brasileiro dedica apenas 1/3 do dia às coisas importantes, conforme pesquisa da consultoria que ouviu 15 mil profissionais. “O restante se divide entre as urgências do dia e os desperdícios de tempo.” Por isso que o tempo nunca basta para tudo: “Ele é mal utilizado”.

Não adianta, portanto, lamentar a semana conturbada – e deixar o tempo passar na janela. Pisar no acelerador, fazer tudo de maneira apressada, também não resolve. (Você sabia que a pressa crônica é considerada uma doença, que provoca arritmias, dores musculares, insônia, angústia e irritabilidade?) A professora de inglês Ana Rita Hermes, que leciona para executivos e é tradutora juramentada, encara a rotina puxada com boas doses de organização pessoal. “Executo primeiro as tarefas difíceis. Aproveito pequenos intervalos, entre um compromisso e outro, para coisas simples que exigem pouco tempo e, se resolvidas, esvaziam a fila das pendências”, conta Ana Rita, que resolve banco, padaria, loja e correio a caminho do trabalho e é freguesa da web para pesquisar preços, para algumas compras e para pesquisas relacionadas ao trabalho. “A internet é uma ferramenta indispensável para quem quer poupar tempo”, diz.

Se a preocupação é universal, cada um pode (e deve) resolver esse dilema à sua maneira. A secretária executiva Márcia Meneghelli , que sempre se viu como uma mulher disciplinada, encontrou parte da resposta na decisão de acordar mais cedo e ir a pé para o serviço. De tênis, agasalho e mochila nas costas, onde carrega a “roupa de secretária”, aproveita a meia hora de caminhada para apreciar a Natureza e planejar o dia. “Quando chego à empresa, tudo flui melhor”, revela Márcia. Um treinamento sobre eficiência pessoal reforçou algumas condutas da secretária, como cumprir 100% do que escreve na agenda e não deixar para amanhã o que pode fazer hoje (parece óbvio, mas pouca gente faz). Gostou tanto das idéias colhidas que virou multiplicadora do treinamento junto aos colegas e abriu espaço na agenda (tem uma, claro) para atuar como voluntária numa entidade social, participando da implantação de um programa – adivinhe! – que ajuda a ganhar tempo e produtividade. “Eles precisam muito desse tipo de orientação”, reforça a secretária. Todo mundo precisa.

ACERTE OS PONTEIROS Dicas para você fazer o dia caber em 24 horas
	80% do sucesso pessoal depende de 20% de suas atividades. O desafio é identificar “que 20%” são estes. Encontrando a resposta, será mais fácil priorizar o que realmente merece prioridade na sua rotina.
	Concentre-se no momento presente. Aprecie o aqui e o agora. Descubra seu próprio ritmo e use a disciplina mental para não ultrapassá-lo por períodos prolongados.
	Reserve tempo para lazer e para relaxar sem culpas. Use a imaginação para criar momentos mágicos na sua rotina.
	Não basta se concentrar no tempo objetivo, medido pelo relógio e monitorado por técnicas que minimizam o desperdício. Considere, também, o “tempo subjetivo” – a maneira como você se sente ao fazer ou não determinadas coisas e representar seu papel social.
	Se liderar uma equipe na empresa, aprenda a delegar tarefas e a contar com o talento dos colegas para levar adiante as metas necessárias. Mas adote um esquema eficiente de acompanhamento das tarefas delegadas, despertando no grupo o hábito de prestar contas.
	Manter-se bem informado é importante, mas você não vai conseguir ler tudo sobre todas as coisas, todos os dias. Limite a quantidade de jornais e revistas que lê. E selecione artigos e reportagens que realmente interessam, por motivos profissionais ou pessoais.
	A agenda é uma ferramenta importante para registrar os compromissos que tem pela frente. Leve sempre a agenda com você e procure planejá-la para pelo menos uma semana.
	Agende primeiro as tarefas importantes que envolvem pouco tempo. Quanto às demandas importantes e que exigem mais tempo, procure quebrá-las em subtarefas e agende-as em blocos de uma ou duas horas, nos horários disponíveis ou naqueles em que você se sente mais produtivo.
	Se sair do local de trabalho para um compromisso, reúna as coisas que tem que fazer fora da empresa e procure organizar seu trajeto para resolver tudo na ida ou na volta.
	Ao final de cada dia, faça os ajustes necessários na agenda. E se programe sempre com folga, para garantir que cada tarefa seja viável no intervalo de tempo previsto.
	Saiba priorizar as atividades importantes e urgentes, reduzindo o tempo despendido em outras coisas sem prejudicar a qualidade.
	Use e abuse de ferramentas eletrônicas, como e-mail, para poupar tempo. Quanto ao telefone, também é um suporte, mas faça o possível para limitar o número e a duração das ligações.
	O profissional que administra bem o tempo vai longe. Além de desfrutar mais das coisas boas da vida e do que dá prazer, evita contratempos e desgastes que minam a resistência, a clareza de pensamento e a saúde. O bom gerenciamento do tempo permite um melhor desempenho e reconhecimento, o que promove uma maior valorização.
	Quem administra o tempo reduz o estresse causado pelo seu mau uso. O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem objetivos, que quer realizar alguma coisa.
Fontes: Raul Landmann, Omar Amir Ghanem Filho, ISMA Brasil

EM BUSCA DO EQUILÍBRIO PERDIDO

Diretor da Tríade do Tempo, consultoria especializada em atender executivos à caça de orientação para equilibrar as demandas cotidianas em 24 horas, o bacharel em Ciências da Computação Christian Barbosa cuida de duas empresas, está escrevendo dois livros, comanda trabalhos de campo, ministra treinamentos presenciais, freqüenta aulas de inglês, anda de skate duas vezes por semana e garante que consegue dar atenção à família. Parece muito? “Estou em uma excelente fase do meu equilíbrio pessoal”, contrapõe. Em entrevista exclusiva à Revista Döhler, ele afirma que o brasileiro gasta 1/3 do seu tempo com atividades desnecessárias. “É preciso otimizar o tempo a seu favor. Ele deve ser um aliado, não um vilão”, alerta.

Christian dirige consultoria especializada em gestão do tempo: uma das maiores preocupações dos executivos

Gestão do tempo é tão complicada que justifica uma consultoria especializada?

A gestão de tempo e a produtividade são a única forma de as empresas reduzirem o volume de urgências e conquistarem o equilíbrio entre vida pessoal e profissional dos funcionários. Isso não tem sido conquistado naturalmente. Não aprendemos na escola a gerenciar tempo e acabamos criando hábitos contraproducentes no ambiente de trabalho. Essa competência precisa ser aprendida e aplicada para aumentar a eficácia em todas as áreas da vida. Na Tríade, focamos nesse assunto 24 horas por dia, realizamos pesquisas, inovações, desenvolvemos conteúdo, portais, comunidades, softwares para realmente ajudar a mapear e resolver problemas de produtividade que as empresas não conseguem fazer sozinhas. Temos, por exemplo, consultorias específicas para redução do volume de reuniões e aumento da qualidade no ambiente de trabalho, o que exige técnica, treinamento e tecnologia. Temos análises matemáticas que ajudam a entender os gaps de produtividade das equipes e aprimorar seus processos.

Como o brasileiro “gasta” seu tempo?

Uma pesquisa, desenvolvida desde 2005 com mais de 15 mil brasileiros, comprova que 1/3 do tempo é gasto com atividades desnecessárias. Se levarmos esse paralelo às corporações, um profissional que trabalha 10 horas pode estar perdendo três sem resultado algum! É muito dinheiro desperdiçado. Por isso, o investimento em administração de tempo se torna vital para as empresas que buscam alta performance.

E o que teria detonado a preocupação de administrar melhor o tempo de cada um, conciliando vida pessoal e carreira?

Essa é, sem dúvida, uma das maiores preocupações dos executivos nos dias atuais. Segundo pesquisa recente da Fundação Dom Cabral, supera até bônus financeiros. Infelizmente, o executivo brasileiro não sabe administrar seu tempo. É focado na correria das urgências diárias, gasta muito tempo com coisas que não trazem resultados (circunstanciais) e apenas 1/3 tem foco para as coisas realmente importantes. Localizo como o ponto de ruptura o meio da década de 90, quando os problemas relacionados ao mau equilíbrio de tempo (como estresse, infartos etc.) se tornaram destaque nas corporações.

Que conselho você dá o cidadão que deseja reciclar as suas rotinas, reservando mais tempo para aspectos relevantes que tenham merecido pouca atenção?

Comece pela definição de seus objetivos pessoais, o que realmente quer para sua vida, e faça que com suas atribuições profissionais levem a esse objetivo. Mais do que gerenciar o tempo, é necessário dar sentido ao tempo, fazendo as coisas que nos levem para o foco no importante.

Profissionais que sabem gerenciar o seu tempo serão mais bem-sucedidos?

Sim. Além da capacidade de realizar todas as tarefas da melhor maneira e no prazo certo ser um diferencial, os profissionais terão mais produtividade e qualidade de vida. É preciso aprender a otimizar o tempo na empresa a seu favor, pois ele deve ser um aliado, não um vilão.

O que cabe em um dia de Christian Barbosa?

Estou em uma fase excelente do meu equilíbrio pessoal. Divido meu tempo na função de CEO da Tríade, fazendo com que ela cresça globalmente. Ainda faço parte do conselho de outra empresa de tecnologia da qual sou sócio. Estou trabalhando em dois novos livros que devo lançar em breve, um deles com uma extensa pesquisa. Faço trabalho de campo com clientes, desde condução de reuniões até treinamentos presenciais. Estudo inglês quase todos os dias, ando de skate duas vezes por semana e procuro chegar em casa para ficar com a família.

NAVEGUE AQUI
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No site da consultoria Tríade do Tempo, conheça um software que promete “ajudar no seu planejamento e produtividade diária”, organizando tarefas e compromissos, e leia artigos que examinam vários aspectos da eterna “falta de tempo”.

Conheça a página da International Stress Management Association (Isma) no Brasil e confira testes para medir auto-estima e grau de estresse, dois fatores fundamentais para conciliar agenda cheia com qualidade de vida.